DE ESTO TRATA ORGANIZAR CONFERENCIA ►
Debemos decir aquí que una conferencia, aun una pequeña, requiere mucho trabajo. Se debe empezar, como lo explicaremos más abajo, con meses, e incluso con un año o más de anticipación (para una conferencia grande) con el objeto de asegurarse de que la sede y todo lo demás están disponibles para el momento necesario. Por esa razón, la primera decisión que se tiene que tomar es si en realidad se quiere organizar una conferencia. Es necesario preguntarse:
¿Tenemos los recursos – financieros, personales, y demás – para hacer esto?
¿Tenemos el tiempo y la energía?
¿Hay otros – individuos u organizaciones – que deberían, y estarían dispuestos a hacer esto, en lugar de nosotros?
¿Hay otras mejores maneras de lograr los objetivos que tenemos para esta conferencia?
Si las respuestas a todas estas preguntas apuntan en la dirección de organizar una conferencia, entonces ¡a hacerla! Si no se tiene la certeza, se debe considerar cuidadosamente si sería una buena idea o no.
Una vez que se ha decidido hacerla, una manera de ayudar a tener todos los detalles bajo control es haciendo listas. Tener una lista de las tareas necesarias para cada parte del trabajo – el espacio físico, los presentadores, etc. –, con las fechas apropiadas para cuando las tareas deben estar terminadas, reducirá el estrés y la posibilidad de errores y olvidos y aumentará la eficiencia de la operación.
Un último punto a tener en cuenta al leer el resto de esta sección: cuanto más trabajo se pueda delegar, mejor.
Tanto el coordinador como el comité tendrán demasiado para hacer como para estar perdiendo su tiempo discutiendo menús o la cantidad de sillas que se necesitan. Los subcomités, sub-coordinadores individuales o los voluntarios pueden encargarse de esas tareas y hacerlas bien. Se debe evitar sobrecargarse – la conferencia será mucho más exitosa si los organizadores encuentran la mayor parte del trabajo placentero y factible.
Tanto el coordinador como el comité tendrán demasiado para hacer como para estar perdiendo su tiempo discutiendo menús o la cantidad de sillas que se necesitan. Los subcomités, sub-coordinadores individuales o los voluntarios pueden encargarse de esas tareas y hacerlas bien. Se debe evitar sobrecargarse – la conferencia será mucho más exitosa si los organizadores encuentran la mayor parte del trabajo placentero y factible.
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